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Ya estamos en la segunda mitad del año y si hay algo de lo que podemos tener certeza es de que el tiempo es limitado. Sin importar cómo lo dividamos, solo hay 24 horas en un día y es necesario saber gestionarlas si deseamos ser eficientes y productivos en nuestro rol como emprendedor y sentirnos enérgicos y felices en lo personal, algo que repercute indudablemente en nuestra calidad de vida.
A estas alturas del año las energías también van menguando, sin embargo aún sentimos que queda mucho por hacer, queremos apoyarte contándote sobre algunos métodos muy útiles a la hora de planificar adecuadamente tu carga de trabajo y el tiempo que inviertes en él y así aumentar tu eficiencia.
¡Pruébalos y escoge el que más se acomode a tus necesidades y forma de trabajo!
Cuando trabajas o te sientas a planificar los próximos pasos de tu negocio, solo puedes concentrarte durante un tiempo antes de que tu mente comience a divagar. Tomar descansos frecuentes ayuda, pero si no programas específicamente el tiempo para ellos, es demasiado fácil sentarse y trabajar durante horas y horas o por el contrario, extender el descanso y sentir que finalmente no hiciste lo que deberías.
El método Pomodoro te ayuda a evitar este problema al dividir tu día en sesiones de enfoque de 25 minutos seguidas de descansos de cinco minutos. La duración del trabajo y los tiempos de descanso pueden variar según lo que prefieras, pero este es el proceso básico:
Tu jornada de trabajo probablemente consiste en muchas tareas diferentes. Algunas son más importantes que otras, y también habrá tareas que preferiría no hacer en absoluto y que es más probable que posponga.
La clave de este método de productividad es una lista de tareas pendientes. Divide tu lista de tareas en las siguientes categorías:
Tu enfoque, o tu “rana”, son las tareas que clasificarías en el primer punto, por ende, esa o esas ranas son las que tienes que “comerte” si o si. Si tienes dos o más ranas, intenta abordar primero la “rana” o la tarea más grande.
Kanban es un método fácil de gestión de proyectos, que descansa en principios de una visualización del flujo de trabajo y una limitación de la cantidad de trabajo en progreso.
El tablero Kanban más simple consta de solo tres columnas: Por hacer, Haciendo y Hecho. Simplemente dividiendo el flujo de trabajo en estas tres categorías, estás permitiendo simplificar y hacer más eficiente el proceso. Algunos de los beneficios de este método son:
Si quieres implementar este método, te dejamos una útil plantilla para descargar y ponerla en práctica. Haz clic AQUÍ.
Para gestionar el tiempo y establecer prioridades con la matriz de Eisenhower se definen en primer lugar cuáles son las tareas pendientes y luego, a cada una de ellas se le otorga un rango de relevancia o importancia, teniendo en cuenta por ejemplo, el plazo máximo de entrega, las horas estimadas que se tendrán que dedicar a dicha tarea etc. De este modo, debemos ubicarlas en 4 tableros diferenciados:
El hecho de tener una planificación a corto y a mediano plazo, de saber cuáles son las tareas pendientes y de gestionar dichas tareas, ahorra preocupaciones innecesarias, lo que al mismo tiempo es bueno para la productividad, la motivación y la satisfacción tanto en tu vida laboral como en lo relacionado a tu emprendimiento.
Si quieres implementar este método, te dejamos una útil plantilla para descargar y ponerla en práctica. Haz clic AQUÍ.
El método GTD parte de un principio básico: todas las tareas se deben registrar por escrito para garantizar que no se olvida ninguna y reducir la carga mental, ya que ahora ya no es necesario acordarse siempre de todo. Una vez eliminada la obligación de pensar constantemente en las tareas pendientes, la mente ya no se verá agobiada pensando en todo lo que falta por hacer.
Gracias a la planificación por escrito, el cerebro puede confiar en que todo se hará en el plazo oportuno y que nada se deja en el tintero. Así, en los momentos de descanso y ocio, el cerebro puede recuperarse de verdad y, mientras se encuentra trabajando, al no tener que preocuparse por en ninguna tarea pendiente o que “no debe olvidar”, puede centrarse en la tarea actual.
Este método recomienda que las tareas más grandes se dividan en tareas parciales más pequeñas con fechas concretas. Revisarlas regularmente garantiza tener los proyectos y tareas siempre controlados.
Muchas personas tienden a confiar en su memoria para guardar todas las ideas y tareas. Para cumplir con GTD hay que liberar a nuestro cerebro de estas tareas y anotar cualquier cosa que se nos pase por la cabeza (ideas, eventos, tareas, series o películas para ver, lugares que visitar…) en un mismo lugar siempre. Esta libreta (física o virtual) solo es un repositorio de todo ese cúmulo de ideas. Puede parecer que las estamos guardando de forma caótica, pero ya habrá tiempo de ordenarlas y clasificarlas convenientemente.
Si vas a utilizar un sistema digital, lo ideal es que este cajón desastre donde vas a ir guardando todas las ideas que pasan por tu mente esté sincronizado y accesible desde cualquier dispositivo que emplees. Si es algo físico, lo recomendable es que siempre lo lleves encima para que no se te olvide ni escape nada.
Esperamos que con esta breve guía puedas impulsar tu negocio y comenzar a planificar los próximos meses para alcanzar todos los objetivos que te propongas.
Asistente Red de Mentores. Relacionadora Pública de profesión, con un diplomado en Evaluación de Proyectos y además emprendedora desde hace más de 5 años.
