8 tips para gestionar tus voluntarios

1. Incorpora Voluntarios porque los necesitas… no porque se te ofrecen ni porque sean buenas personas.

Es importante acordar internamente cuándo, para qué y cómo se incorporan voluntarios en la entrega de servicios y gestión de la organización. Y según eso reclutar. No vale la pena llenarse de voluntarios si estos nunca van a ser llamados.

2. Define claramente el cargo del voluntario

¿Qué se necesita? ¿Qué se le pedirá al voluntario? ¿Cuál es el perfil que debe cumplir ese voluntario? ¿Cuánto tiempo debiera considerarse para la realización de ese voluntariado? Puedes armar una descripción de cargo, que te permitirá alinear bien las expectativas.

3. Desarrolla un proceso de selección de voluntarios

Que sea exigente y que durante este proceso «pruebes» su motivación. Los motivos para realizar un voluntariado muchas veces obedecen a fines totalmente altruistas, pero podría haber otros (búsqueda de oportunidades laborales, de ampliar redes, o buscar algo más específico a cambio de la organización). De acuerdo a esos fines, es importante ver cómo llevar la relación con el voluntario y cómo mantener la motivación. Define acabadamente los pasos del proceso. A lo largo de este proceso se obtiene información relevante de su disponibilidad real para realizar ese voluntariado.

Y como parte de este proceso de selección, recuerda siempre contactar a un voluntario que se haya inscrito, no dejar pasar ese entusiasmo.

4. Formaliza el trabajo de los voluntarios

Formalidad tal como si fuera un trabajador parado:

• Contrato (o acuerdo de trabajo), que indique restricciones en la relación con el beneficiario u otras observaciones si fuera pertinente.
• Descripción clara de sus responsabilidades,
• De quién depende,
• Exigencias de horario,
• Firma de acuerdo de confidencialidad si fuera pertinente,
• Entendimiento de la estructura organizacional y lugar que ocupará en ella,
• Formato y frecuencia de reportes,
• Que conozca los indicadores con que se le va a medir,
• Evaluar su desempeño formalmente.
• Evaluación por parte del voluntario a la organización

Esta formalidad ayuda en casos en que por algún motivo la relación con el voluntario cambia. Ejemplo, en casos de que algunos servicios sean pagados y otros no.

5. Si tienes que hacer un llamado de atención, HAZLO… tal vez lo está esperando.

Muéstrale resultados concretos de su trabajo y de todo el grupo. Para que se dé cuenta de la enorme contribución que están haciendo.

Llevar una bitácora del voluntario: qué ha hecho, cuándo, evaluación del beneficiario, evaluación de la institución, etc.

6. Fideliza y cuida a tu voluntario

Que se sientan acogidos por la Organización y se empapen de ella. Que transmitan desde su rol el orgullo de pertenecer a la organización. ¡Un voluntario que cumple bien vale oro!

• Capacitar a todos los voluntarios y ojalá en grupo acerca del trabajo que van a desarrollar.
• Análisis de nivel de carga real del voluntario y cómo abordar las diferencias que se generen en el camino.
• Mantenlo informado de lo que pasa en la organización, que acceda a algún canal de información interno, que la mantenga vinculado y le permita entender el funcionamiento más global de la organización.
• Hacer por lo menos una vez al año un encuentro o evento para los voluntarios.
• Si se puede, entrégale algo simbólico al terminar su trabajo, en agradecimiento por su labor.
• Anticipa posibles frustraciones que pueda enfrentar el voluntario, es importante que se sienta satisfecho con lo que hace.

7. Ten claridad de los recursos que la organización debe dedicarle al voluntario

Realizar una muy buena entrevista inicial para captar muy bien los intereses, búsqueda y experiencia del voluntario, para asignarle una tarea que llene su expectativa y se adecúe a lo que necesita y busca.

Tiempo de inducción profunda, que el voluntario se empape de la forma cómo trabaja la organización, especialmente en las tareas que se le asignarán.

Tiempo a la asignación de su trabajo y al seguimiento del mismo, en especial en el primer tiempo!

Tiempo para darle feedback a lo largo de su labor, lo agradecerá muchísimo y lo motivará a seguir. El cuidado de la forma en el feedback negativo, es fundamental.

Tiempo para levantar información también desde los beneficiarios respecto al desempeño del voluntario.

Si el tamaño de la organización y la dotación de voluntarios lo exige, ojalá tengas un encargado de Voluntarios, que sea el nexo desde la Organización hacia el cuerpo de voluntarios. Ojo que debe cuidarse que aunque exista este encargado de Voluntarios, la relación entre el voluntario y el área específica (y jefatura) en que desarrollará su rol es fundamental para el éxito del voluntariado. La distinción de roles entre el “jefe directo” y el encargado de voluntarios es de gran importancia.

8. Siempre ten presente el voluntariado desde las Empresas (Voluntariado Corporativo)

• El voluntariado corporativo es una vía para encauzar intereses de involucramiento de personas de distintos perfiles en proyectos sociales.
• Genera un circulo virtuoso en que el trabajador valora el poder desarrollar una labor social, la Empresa genera (muchas veces a muy bajo costo) instancias para mantener contentos a sus trabajadores, y la sociedad gana al recibir el apoyo de gente preparada y dispuesta a ayudar.
• Se generan oportunidades de aportar desde la expertise de la Empresa (según su rubro) y de cada uno de sus trabajadores en muchas iniciativas dentro de su comunidad, sea ésta de su entorno geográfico o no.
• En lo posible para actividades puntuales, no como única fuente de voluntariado.

Sandra Engell

Voluntaria de Simón de Cirene

Emprendedora. Madre de cinco. Ingeniero Comercial. MBA.