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¡Lo justo y necesario! Ni más ni menos.
Si se tiene menos inventario del necesario, entonces hay ventas que se van a desaprovechar. Por ejemplo, si no tengo los ingredientes para un plato, puedo perder un cliente.
Si se tiene más inventario del necesario, entonces es ineficiente. El inventario en exceso ocupa espacio en el refrigerador o bodega y se corre el riesgo de que productos perecibles se venzan. Y si lo piensas, tener exceso de inventario es como tener dinero en tus estantes en vez de en el banco, pagando cuentas, o invertido en otra cosa.
Al observar las consecuencias, pareciera que es preferible tener demás que de menos. Pero mejor que eso es tener la cantidad justa. Para eso, es útil crear un sistema de abastecimiento basado en un análisis del inventario.
Conceptos iniciales:
A modo de ejemplo, la siguiente ilustración muestra el diagrama de inventario de una empresa que realiza cuatro pedidos a lo largo del año. ¿Cuál es la rotación del inventario?
La respuesta más usual es que la rotación es 4 veces al año. Sin embargo, la permanencia promedio es 1/8 años, por lo que la rotación es 8 veces al año.
Ley de Little
Para que el emprendedor logre estimar el inventario óptimo, es útil conocer la Ley de Little. Esta ley nos indica una relación entre el despacho, inventario y permanencia:
Ejemplo 1. Si un horno permite hornear 15 empanadas en 40 minutos.
Despacho (empanadas/hora) = (15 empanadas / 40 mins) x 60 mins = 22,5 empanadas/hora.
Ejemplo 2. Si en una lavandería una lavadora tiene capacidad para 16 kg, y demora 15 minutos en lavar, se puede decir que:
Despacho (kg/min) = 16 kg / 15 min = 1,066 kg/min = 64 kg/hora
En los ejemplos anteriores, el inventario era fijo, porque venía determinado por la capacidad del horno y de la lavadora, y según eso se calcula el despacho. Sin embargo, es posible reformular la Ley de Little, y encontrar el inventario óptimo si conocemos la frecuencia en la que se reciben pedidos (despacho) y la permanencia que se desea para un producto (según su caducidad, por ejemplo). Se puede reformular la ley de little de la siguiente manera:
Ejemplo 3. Un restaurante compra pescados una vez a la semana. Sabe que vende en promedio 4 platos de pescado al día. ¿Cuánto debería ser su inventario promedio?
Inventario (uu) = Despacho (4 pescados / 1 día) * 3,5 días = 14 pescados.
Ejemplo 4. Una cafetería compra postres a un proveedor (tortas y pasteles). Estos pasteles permanecen ricos por dos días, pero después ya se sienten añejos, y es mejor botarlos. Cada día venden unas 25 porciones de postres en promedio. ¿Cuántas porciones de pastel deberían haber en promedio en el mostrador al inicio de cada día?
Inventario (uu) = despacho (25 porciones / 1 día) * 1 día = 25 porciones.
Si los pedidos los recibe cada dos días, entonces los pedidos deben ser de 50 unidades.
Se debe observar que en el caso de que los pedidos los reciba cada día, entonces la permanencia promedio cambiaría a 0,5 (en promedio una porción debería durar medio día en la vitrina). En este caso el inventario promedio sería de 12,5 porciones.
Stock de reserva y ajustes al pedido
Los ejemplos anteriores asumen que el pedido de nueva mercadería se hace justo en el mismo momento en que se acaba. Matemáticamente funciona, porque en promedio cada día se vende una cierta cantidad. Pero bien sabemos que hay días buenos y malos, o que a veces los proveedores se pueden atrasar, y en el negocio no podemos permanecer sin productos. Es por eso que a los cálculos anteriores, es útil sumarle un poco más a los inventarios, para evitar que se agote. A esto se le llama un stock de reserva o cantidad mínima.
Ejemplo: Un restaurante tiene compra bebidas en lata a su proveedor cada dos semanas. Ya calculó que en promedio vende 20 latas al día, y por lo tanto sus pedidos normalmente son de 280 latas (20 latas al día x 14 días). Sin embargo, cuando pide la mercadería no se ha quedado sin inventario, porque siempre mantiene una semana de inventario, es decir 140 latas.
¿Cómo lo logró para coordinarse? En su primer pedido pidió un poco más de latas, para que le sobre una semana de stock. Entonces calculó 21 días por 20 latas, lo cual le significó un pedido de 420 latas. Con el tiempo, no todas las semanas eran exactamente iguales y a veces vendía más o menos, entonces ajustaba su pedido para que cuando recibiera las latas llegara a las 420 unidades.
En el siguiente gráfico se puede observar que no todos los pedidos fueron iguales. Si bien el pedido promedio es de 280 latas, algunos son más grandes o más pequeños.
He asesorado directamente a 150+ micro y pequeñas empresas y he diseñado e implementado programas de apoyo para miles de emprendimientos. Soy Ingeniero Comercial de la Universidad de Concepción y MBA UC.
