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El acto de administrar, planificar, controlar y dirigir diversos recursos con los que cuenta una persona u organización con el fin de alcanzar una serie de objetivos. Pero antes de comenzar es importante reflexionar: ¿Qué consideramos qué es la administración para cada uno de nosotros?
La administración tiene un valor fundamental en el funcionamiento de un país, empresa, hogar y en toda acción de menor o mayor medida que genere impacto económico. Es así como explicaré la relevancia de esta actividad en el día a día y cómo se debe manejar para no sentir agobio o estrés en este proceso.
Probablemente, para muchos como bien dice la palabra sirve para administrar u ordenar. Pero quizás hay que ir más allá del significado literal del concepto y decir que es algo que rige en nuestras vidas y permite tomar la mejor decisión en base a una cantidad de parámetros que se van dando hasta llegar al resultado.
Ciertamente podríamos considerar como una ciencia que permite satisfacer una necesidad, resolver una problemática y modelar para un fin en concreto.
Aún recuerdo una frase que tuvimos en su momento por parte de una antigua jefatura que decía que la administración mientras más bajo perfil sea y desapercibido pase es donde más eficiente y eficaz será. Por consiguiente, cuando llegue el día que ya no sean tan requeridos como antes, significa que lo has realizado bien y lograste que todo fluya con más armonía. Desde la perspectiva organizacional, la administración es relevante para el cumplimiento de metas, objetivos y cómo se pasa a ser un soporte y pilar fundamental de la organización.
Cuando hablo de que la administración es una columna vertebral es porque en la mayoría de las gestiones que se realizan siempre está presente la administración, ya sea desde ganar una licitación para un proyecto hasta tener materiales de oficina para un colaborador.
Actualmente, pertenezco al área administrativa de la Corporación de Simón de Cirene. Día a día estamos apoyando a distintas áreas y personas para emergencias que vayan surgiendo. Necesitamos entregar ayuda o soporte.
Como administración debemos aprender a clasificar cada una de las solicitudes que van llegando y dar prioridad según la urgencia de éstas. Esto ya que si pretendes solucionar todo lo más probable es que fallarás en muchas de las tareas que te piden. Por lo cual, serás poco eficiente y estarás haciendo un trabajo doble.
Debemos ser conscientes de cuatro cosas para una administración eficiente.
1. Clasificar las solicitudes en importancia y urgencia.
2. Aprender a decir que no.
3. Tiempo.
4. Enseñar.
En el punto 1, se debe clasificar tus labores de manera diaria y semanal con la finalidad de dar importancia a las que mayor urgencia tienen, así ser eficaces en el cumplimiento de objetivos. Las reuniones y el trabajo en equipo son fundamentales. De igual manera solicitar apoyo a tus compañeros en ciertas labores es una señal de que se trabaja como equipo y no se debe considerar como que estas delegando trabajo en otra persona.
En el punto 2, muchas veces te pedirán cosas que en algún momento ya solucionaste y es importante aprender a decir que no a ciertas solicitudes que ya en su momento resolviste y nuevamente te están preguntando. Por ningún motivo debe considerarse mala voluntad, sino que es relevante que aprendan que hay cosas que ellos pueden solucionar por sí mismos y que no es necesariamente deben ser resultas por el área administrativa.
En el punto 3, si bien como administración ofrecemos soporte y ayudar en todo lo que se pueda. No todo depende de nosotros. Dependiendo del contexto, nosotros también dependemos del tiempo de otras personas y entidades. Es así como se hace fundamental que cada vez que necesiten algo en el mejor de los casos se soliciten con un tiempo adecuado. De tal manera que cuando nos lleguen solicitudes a nuestra área podamos dar la mejor gestión, seguimiento y respuesta lo más pronto posible.
En el punto 4, el aprender va muy relacionado con el segundo punto (saber decir que no). Como señalaba antes hay tareas, acciones cotidianas y consultas que pueden ser resultas por cada uno de ustedes con ayuda de protocolos, políticas de administración y procedimientos. Ser administración no significa que deban preguntarles todo. Hay muchas cosas que con un poco de planteamiento o darles una vuelta pueden solucionar perfectamente solos. Ahora bien, si ya buscaste diferentes maneras de resolverlo y no puedes llegar a la solución pueden acudir al área de administración, con gusto te ayudaremos. Esto dice que, a lo largo del tiempo, hemos logrado evidenciar que gran porcentaje de preguntas por cosas puntuales ya se resolvieron en algún momento y pueden ser solucionadas por ustedes mismos. También agregaría que la mayoría de estas preguntas están resueltas en protocolos y políticas de administración.
Espero que esta explicación de la importancia de la administración y cómo nosotros lo manejamos en la Corporación Simón de Cirene sea de ayuda y apoyo para alguien que recién esta partiendo o quiera dar un enfoque distinto a cómo funciona su propia administración.
Ingeniera comercial con un Magíster en Economía y Políticas Públicas. Ha adquirido una gran experiencia tanto del sector público como el privado, conocimiento que hoy demuestra como Jefa del área de Administración y Finanzas en ONG Simón de Cirene.
