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En un mundo ideal, nuestro presupuesto debería ser una exacta anticipación del futuro, previendo costos, ingresos, eventuales contingencias, imprevistos, pérdidas y todo tipo entradas o salidas de dinero eventuales. Sin embargo, como no somos adivinos, siempre suceden acontecimientos que no podemos prever. También, es natural que la experiencia nos enseñe cuáles son los acontecimientos más probables que puedan acontecer y modificar los movimientos de dinero que teníamos presupuestados, o que al conocer la operación con mayor detalle, nos demos cuenta del verdadero costo de las acciones asociadas a las partidas del presupuesto.
Si es la primera vez que estamos planificando un presupuesto, es importante hacer un recorrido mental por todo el proceso que deseamos presupuestar. Por ejemplo, si queremos realizar una venta en un puesto de una feria municipal para la navidad, primero nos imaginamos los distintos costos que podemos tener, y los vamos sumando al presupuesto.
Costos de producción son todo lo asociado a la producción de nuestro producto. Si, por ejemplo, vendemos cactáceas en maceteros con arreglos bonitos, debemos considerar cosas como:
Es importante no descuidar los costos de “hora hombre” invertidos en producir. Aunque nosotros mismos seamos los que vamos a realizar ese trabajo, eso tiene un costo que deberíamos considerar. A veces escuchamos preguntas del tipo ¿Por qué debería considerarlo si a mí me sale gratis hacerlo? Porque es tiempo que podríamos estar utilizando en trabajar en otra actividad remunerada. Además, si en el futuro necesitara que alguien más lo haga porque yo estoy ocupado en aspectos administrativos de mi negocio (como gestionar el puesto de la feria), voy a necesitar pagarle a alguien para que lo haga, y debo tenerlo presupuestado.
Además de los costos de producción, debemos considerar los costos logísticos de la feria, y todo lo relacionado a instalarnos con nuestros productos en la feria y producir la venta final, tales como:
Así, debemos ir recorriendo las distintas categorías atingentes a nuestro negocio (por ejemplo, hay actividades que implican mucho trabajo administrativo, por lo que sería necesario incluir una dimensión de “costos administrativos” con todas las actividades relacionados a esto).
Una vez que hemos presupuestado todos los costos haciendo un recorrido imaginario por todo el proceso de producción y venta, debemos pronosticar también las posibles ventas que tengamos. Esto siempre es más difícil que los costos, porque depende de muchos factores que desconocemos, como, por ejemplo, el flujo de personas en la feria, la competencia dentro de esta, la disposición a pagar de los asistentes y muchas otras variables. Por eso, para esta parte, es bueno tratar de recabar la mayor cantidad de información posible (sobre posible concurrencia al lugar, tipo de compradores, etcétera). Si ya hemos participado de ferias similares con anterioridad, considerar ventas similares para esta ocasión (si se mantienen las condiciones) respecto a una feria pasada puede ser una buena aproximación.
Luego de considerar ingresos por ventas, siempre es bueno considerar un porcentaje del total del presupuesto para cubrir posibles imprevistos. Este ítem es importante porque no somos adivinos, y pueden suceder situaciones que no teníamos contempladas y que tenemos que solucionar para poder realizar la actividad de ventas. Estos porcentajes dependerán del tipo de actividad y posibles imprevistos que deban ser costeados. Un ejemplo de un imprevisto es que haya un costo que no consideramos por error de anticipación (como, por ejemplo, tener que pagar almuerzo al vendedor de la feria) o situaciones imposibles de prever (pérdidas de cactus por problemas en el trasplantado).
Una vez que nuestro presupuesto está completo con todos los costos directos del proyecto o actividad (es decir, con todos los costos e ingresos que son identificables imputables a la actividad en cuestión), podemos tomar una decisión si la actividad o proyecto son rentables o no. Es importante mantener una posición “conservadora” al momento de presupuestar posibles costos/ingresos. Esto significa, que si no sabemos muy bien cuanta gente nos comprará, debemos considerar (para el presupuesto) un escenario no tan favorable, pero siempre dejando el menor espacio a la especulación (es decir, recabando la mayor cantidad de información posible).
Si estamos realizando un presupuesto para el negocio y no para una actividad puntual, es importante considerar en este los costos indirectos. Estos costos indirectos son todos esos gastos que no se relacionan directamente con el producto o servicio que producimos pero que si son necesarios para realizar nuestro negocio. Algunos ejemplos típicos son los costos de arriendo del local o bodega donde guardamos los productos o las cuentas de luz de las instalaciones utilizadas.
Finalmente, y lo más importante, es aprender de la experiencia e incorporar todos los aprendizajes en nuevos presupuestos. Si aprendimos que los flujos de ventas varían según el día o que las horas utilizadas para los arreglos de los maceteros son menores de lo que estimábamos, debemos incorporar este nuevo conocimiento en presupuestos futuros, de forma de “afinar” nuestra predicción y tener mejores evaluaciones de rentabilidad.
Ingeniero Comercial, Sociólogo y Magíster en Economía UC.
