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Seguramente has visto o escuchado hablar sobre la visualización de datos, donde mediante distintos gráficos, indicadores y herramientas visuales, logras entender un proyecto u organización. Esto se puede utilizar para cualquier negocio u organización, y realmente son bastante útiles para tomar decisiones informadas en cualquier área (ventas, entender a los clientes, finanzas, proyectos, etcétera).
En particular cuando una iniciativa va creciendo, ya sea en ventas o en proyectos, es difícil estar atento a todo lo que ocurre y este tipo de visualización nos permite mantener el control.
Existen programas y consejos de cómo conseguir una mejor visualización según tus necesidades actuales, pero de algo que se habla un poco menos, pero todos nos topamos cuando intentamos llevar lo anterior a la práctica, es sobre los DATOS.
Si no tienes datos que reflejen todo lo que quieres incluir en tu visualización no importa lo poderosa que sea tu herramienta, te será de poca ayuda. Por eso aquí te comentamos algunos de los puntos para tener en cuenta.
¿Será que tu cliente realiza una compra, y los datos quedan registrada en algún portal? ¿Será que tus compañeros de trabajo deben registrar en algún lado información sobre los proyectos que están llevando a cabo?
Es muy importante saber dónde quedan almacenados los datos y conocer la capacidad que tendrás de conectarlos a alguna herramienta de visualización.
Por ejemplo, cualquier hoja de cálculo online puede ser accesible para que una herramienta como Data Studio, Power BI o Tableau los lea.
Si estos en cambio se guardan en un software, debes ver si este se puede conectar con tu herramienta de visualización. Si no, puedes conectarlo copiando manualmente la información que te entrega el software y pegándola en alguna hoja de cálculo. Es más trabajo, pero soluciona el problema de la conexión. En este caso debes tener en cuenta que la información no quedará en línea, sino que se actualizará según la frecuencia con la que tú la actualices. En cualquier caso, una conexión directa tampoco asegura tiempo real. Hay que confirmar con el proveedor cada cuanto se actualiza su información.
Si el registro de la información es manual, es importante verificar que efectivamente se esté realizando, especialmente al comienzo. Generar la costumbre en el registro de los datos es uno de los mayores desafíos.
El concepto más importante que debes tener en cuenta es la granularidad de tu información.
La granularidad es la división más pequeña de tus datos. Por ejemplo, si registras cuanto pan se ha vendido durante un día, entonces tu granularidad será el día. Si guardas todos los días la información, entonces puedes fácilmente podrás saber cuánto pan se vendió durante un mes.
En cambio, si lo que quieres saber es a qué hora se vende más pan, no tendrás cómo conseguir esa información, ya que para eso tendrías que saber cuánto se vendió a cada hora, y el registro es sólo diario.
En otras palabras, siempre podrás conseguir información más general que tu granularidad, pero no podrás acceder a algo más específico que ésta. No obstante, sería mucho esfuerzo registrar ese dato cada hora. Por suerte hay varios programas que acompañan la venta y entregan una granularidad de segundos, o sea, te dicen la hora exacta en que se vendió un producto. Igualmente debes tener claro el concepto por si necesitas visualizar cosas menos definidas, como un proyecto, u otro dato en que tú defines lo que se registra.
Y no me refiero a la granularidad del tiempo, sino a guardar la información histórica de tus datos. En casos como una venta, probablemente nunca necesites cambiar la información, ya que no cambiarán los productos que se compraron, ni el horario en que se pagó.
Pero en cambio si tienes información de redes sociales, actualizaras constantemente el número de seguidores o suscriptores. En ese caso podrías perfectamente ir actualizando ese dato todas las semanas, y podrías estar feliz al comprobar que la nueva cantidad es bastante mayor que la que estaba registrada previamente.
Pero ¿Cómo estás respecto al año pasado? Para revisar esto, en vez de ir actualizando el dato, deberías haber ido registrando la cantidad de seguidores durante todo este tiempo, de modo que puedas tener el dato actual, pero si lo necesitas, también tengas las versiones anteriores con su fecha correspondiente.
El siguiente elemento para considerar es fundamental para darle valor a nuestros datos. Este elemento son las categorías.
Las categorías pueden ser muy directas, por ejemplo, si registras información de tus clientes, puedes categorizarlos como pequeños, medianos o grandes, y dejar un campo donde guardas ese dato.
Puede sonar trivial, pero es fundamental el definir claramente esa categoría y no sólo en base a referencias. Por ejemplo, si dices que un cliente pequeño es el que solicita tus servicios 10 veces al mes y mediano el que lo hace 70 veces, entonces si alguien solicita tus servicios 41 veces al mes ¿Es pequeño o mediano? Y ¿Qué pasa si solicita tus servicios 10 veces, pero tiene potencial para hacerlo 200? ¿Quieres definir si es grande según lo que compra, o según lo que podría llegar a comprar? Porque según cual decidas, será diferente la información que te entregará.
Es por esto que es muy importante que decidas bien tus categorías, y que constantemente las vayas poniendo a prueba para asegurarte de cubrir cada caso.
También es normal tener una categoría llamada “otros”. Esa opción debe ser muy puntual, si tu “otros” es muy grande, entonces estás perdiendo información valiosa y quizás valga la pena desplegar más tus opciones.
Las categorías pueden simplemente agregar información de otros datos, por ejemplo, imagina que registras qué porcentaje de una venta fue destinado a artículos básicos del hogar. Tendrías el dato de que en 30 ventas un 63% de la venta era por este tipo de artículos, mientras que en 17 ventas el porcentaje era de 64,5%.
Tener la información de cada porcentaje quizás no es algo que nos sirva demasiado, pero en cambio, saber que 120 ventas tenían entre 25% y 75% de artículos básicos de hogar, resulta información más útil. Entonces, esta categoría es en realidad una agrupación, un agregado, que extraes del resto de los datos.
Existen también algunas categorías que hay que tomar con más cuidado y con las cuales es conveniente dar un repaso mental rápido de los distintos puntos mencionados.
Por ejemplo, el estado de un proyecto. El estado puede ser simplemente “cerrado”, “en ejecución”, “no iniciado”, entre otras opciones. Será muy útil mirar la información actual y ver cuántos proyectos hay activos y cuantos no, pero ¿Qué pasa si necesito saber en qué situación estábamos 5 meses atrás? Una opción es haber guardado el histórico y continuar registrándolo periódicamente, pero también puede pasar que el estado vaya más asociado a una fecha de inicio, y una fecha de cierre.
En ese caso, no es necesario guardar el histórico, sino que basta con que ese dato se calcule en base a la información de las fechas, lo que te permitirá evaluar en distintos tiempos sin tener que hacer demasiado esfuerzo.
Estos son algunos elementos que es bueno observar cuando se están guardando datos. Los datos son los que tienen realmente la información, luego las herramientas para poder visualizar no podrán entregarnos ningún valor si no les damos primero un material confiable. Seguro en el camino, y dada tu necesidad particular, encontraras más puntos que debes tener en consideración, pero este es un breve repaso a algunos elementos generales que te puede ser útil considerar.
Ingeniero Civil Industrial de la Universidad de Chile y Analista de Control de Gestión en Simón de Cirene.
