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En este documento entregaré una pauta con los pasos a seguir que creo más relevantes para desarrollar un buen presupuesto.
Antes de pensar en los números y proyectos, es importante dar una vuelta y re-pensar, confirmar o adaptar los pilares que sustentan la organización (ej: qué foco quiero poner en el cliente, qué resultado quiero en el ppto. Al terminar el año, definir la gestión interna deseada, etc.).
Por lo general a inicios del segundo semestre comienza la planificación del presupuesto (del año siguiente), tiempo donde se concretan las líneas base. Esta base sostiene los pilares esenciales de la organización que son revisados y aprobados por la Directiva y la Gerencia General (Directora Ejecutiva)
En Simón de Cirene a estos pilares (“objetivos estratégicos”) los nombramos “Objetivos Gordos”. En este punto se revisa la misión de la institución y confirmamos para dónde queremos ir como institución. Esto se aterriza definiendo los 4 o 5 objetivos principales que se buscan para el año que se está planificando.
A partir de los Objetivos Gordos ya aprobados por la Directiva, cada área debe confeccionar su propio plan estratégico y de este plan desprenderán los objetivos de áreas. Cada uno de estos objetivos debe llevar su propio indicador.
Una vez confirmados los objetivos estratégicos y de áreas, se puede comenzar con el presupuesto que preparará cada área. En esta etapa se definirá la cartera de proyectos que serán ejecutados dentro del año próximo.
Para que cada área pueda elaborar correctamente su presupuesto, las jefaturas o encargados deben estar “capacitados” para que todos hablen el mismo idioma y tengan la misma estructura en esta preparación del presupuesto. Además de esta capacitación, se les debe indicar previamente la meta a cumplir o desafío para ese año (Resultados, Margen, Ingresos del año, etc).
Una buena forma de revisar el presupuesto ya confeccionado por cada área, es haciendo un “chequeo cruzado”. Esto significa que las jefaturas se intercambian los presupuestos, los revisan y se hacen preguntas entre ellos si surgen dudas. Esto ayuda a disminuir la probabilidad de error a futuro.
Cumplidos los puntos anteriores, el encargado de Administración o de Planificación reúne la información de cada área, se hacen los ajustes pertinentes y cumpliéndose las metas exigidas previamente, se puede cerrar el presupuesto.
Un presupuesto siempre va a tener variaciones a lo largo del año, pero es muy importante que exista una línea base de comparación, que permita identificar los cambios, mejoras o detrimentos a lo largo del año.
El presupuesto elaborado queda cerrado (ojalá en diciembre del año) y no se le hacen más cambios, de esta manera se transforma en el punto de comparación en los estados de avance a lo largo del año en ejecución.
Creo que una buena frase para Planificar un Presupuesto es la siguiente:
“Mejor comienza por preguntarte qué sucesos te gustaría ver que ocurrieran en el periodo para el próximo año y qué ingresos y gastos están asociados con cada uno de ellos.”
Ingeniera comercial con un Magíster en Economía y Políticas Públicas. Ha adquirido una gran experiencia tanto del sector público como el privado, conocimiento que hoy demuestra como Jefa del área de Administración y Finanzas en ONG Simón de Cirene.
